Prompt ให้ copilot แกะแฟ้มมรดก
…
ช่วยวิเคราะห์ Workbook นี้ในมุมของคนที่ได้รับแฟ้ม Excel มรดกมาใช้ต่อ
โดยเจ้าของไฟล์เดิมไม่ได้อยู่แล้ว
ขอให้ช่วยตรวจและสรุปว่า
1. แฟ้มนี้น่าจะใช้ทำงานอะไร
2. มีชีทอะไรบ้าง และแต่ละชีททำหน้าที่อะไร
3. จุดไหนเป็นส่วนที่ต้องกรอกข้อมูลเอง
ให้ระบุชื่อชีท ชื่อตาราง คอลัมน์ หรือช่วงเซลล์ให้ชัดเจน
4. จุดไหนเป็นสูตรสำคัญหรือคำนวณอัตโนมัติ
ให้ระบุว่าอยู่ที่เซลล์หรือช่วงใด
และควรระวังไม่พิมพ์ทับตรงไหน
5. ส่วนไหนเป็นรายงานหรือ Dashboard สำหรับดูผลเท่านั้น
และไม่ได้ถูกลิงก์ไปใช้คำนวณต่อ
6. ส่วนไหนเป็นข้อมูลต้นทางที่ถูกลิงก์ไปใช้ต่อ
เช่น Formula, PivotTable, Chart, Summary หรือ Dashboard
7. ตรวจสอบว่ามีสิ่งที่ถูกซ่อนไว้หรือไม่ เช่น
– Hidden Sheet
– Hidden Row
– Hidden Column
– Filter ที่ซ่อนข้อมูล
– Named Range
– Group / Outline
8. ตรวจสอบว่ามีลิงก์มาจากแฟ้มอื่นหรือไม่
ถ้ามี ให้ระบุว่า
– ลิงก์มาจากแฟ้มชื่ออะไร
– สูตรที่ลิงก์อยู่ที่ชีทหรือเซลล์ไหน
– ลิงก์นั้นใช้คำนวณอะไร
– ถ้าแฟ้มต้นทางหาย จะกระทบส่วนใดบ้าง
9. ตรวจสอบสูตรที่มีค่าคงที่ฝังอยู่ในสูตร
หรือ Hard-coded Values เช่น 1.07, 0.03, 1.10, 100000, 5000
ให้สรุปว่า
– พบค่าอะไรบ้าง
– พบที่เซลล์ใด
– พบซ้ำกี่จุด
– ค่านั้นอาจเป็นกฎธุรกิจอะไร เช่น VAT, Commission, Markup, Target, Bonus
– ควรย้ายไปไว้ในตาราง Parameter หรือไม่
10. ช่วยอธิบายเส้นทางข้อมูลในแฟ้ม เช่น
Input → Calculation → Summary → Dashboard
11. ระบุจุดเสี่ยงที่คนรับงานต่อควรระวังก่อนแก้ไข
12. ถ้าจะใช้แฟ้มนี้ต่อ ควรเริ่มศึกษาจากชีทหรือส่วนใดก่อน
กรุณาสรุปผลเป็นรายงานชื่อ
Workbook Discovery Report
โดยแบ่งหัวข้อเป็น
– แฟ้มนี้ใช้ทำอะไร
– ต้องกรอกข้อมูลอะไร ตรงไหน
– สูตรสำคัญอยู่ที่ไหน
– รายงานส่วนไหนดูผลอย่างเดียว
– ข้อมูลต้นทางอยู่ที่ไหน
– ข้อมูลไหลไปที่ใด
– มีอะไรถูกซ่อนไว้บ้าง
– มีลิงก์จากแฟ้มอื่นหรือไม่
– พบค่าคงที่ที่ซ่อนอยู่ในสูตรหรือไม่
– จุดเสี่ยงที่ควรระวัง
– คำแนะนำสำหรับคนที่ต้องใช้แฟ้มนี้ต่อ
…