Power Query คือยา
Copilot คือหมอแล้วองค์กรของคุณกำลัง…
“กินยาแก้อาการ”
หรือ
“รักษาที่ต้นเหตุ”
Prompt 1: Workbook Health Check แบบภาพรวม
ช่วยตรวจสอบ Workbook นี้ในมุมมอง Spreadsheet Control Review
วิเคราะห์ความเสี่ยงด้าน Input, Calculation และ Reporting
รายงานผลเป็นหัวข้อดังนี้
1. ความเสี่ยงด้านการป้อนข้อมูล (Input Risk)
2. ความเสี่ยงด้านสูตรคำนวณ (Calculation Risk)
3. ความเสี่ยงด้านการรายงานผล (Reporting Risk)
4. จุดที่ควรเพิ่ม Data Validation
5. จุดที่ควรเพิ่ม Conditional Formatting
6. จุดที่ควรเพิ่มสูตรตรวจสอบ (Control Formula)
7. จุดเสี่ยงสูงสุด 5 อันดับแรก
อธิบายเหตุผลประกอบทุกข้อ
Prompt 2: ตรวจความเสี่ยงด้าน Input โดยเฉพาะ
ช่วยตรวจสอบโครงสร้างการรับข้อมูลใน Workbook นี้
วิเคราะห์ว่า
– คอลัมน์ใดควรมี Data Validation แต่ยังไม่มี
– มีช่องที่อนุญาตให้กรอกค่าผิดได้หรือไม่
– มีการใช้ Drop-down List เพียงพอหรือไม่
– มีช่องที่ควรบังคับกรอกแต่ยังปล่อยว่างได้หรือไม่
– มีความเสี่ยงเรื่องวันที่ ตัวเลข หรือรหัสซ้ำหรือไม่
สรุปเป็นรายการความเสี่ยง พร้อมระดับความรุนแรง
(สูง / กลาง / ต่ำ)
Prompt 3: ตรวจระบบป้องกันความผิดพลาด
ช่วยตรวจสอบว่าชีตนี้มีระบบเตือนความผิดปกติเพียงพอหรือไม่
ตรวจสอบว่า
– มี Conditional Formatting เตือนข้อมูลผิดปกติหรือไม่
– มีการเตือนค่าว่างหรือไม่
– มีการเตือนค่าซ้ำหรือไม่
– มีการเตือนค่าติดลบหรือไม่
– มีการเตือนข้อมูลนอกช่วงหรือไม่
ช่วยเสนอ Control เพิ่มเติมที่ควรมี
Prompt 4: Audit Data Validation
ช่วยตรวจสอบ Data Validation ทั้ง Workbook
รายงาน
– Validation ถูกใช้ในเซลล์ใดบ้าง
– พื้นที่ใดควรมี Validation แต่ไม่มี
– Validation ใดมีความเสี่ยงถูกข้ามหรือถูกลบ
– Validation ใดควรเปลี่ยนเป็น Drop-down List
สรุปช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการบันทึกข้อมูลผิด
Prompt 5: Audit Formula Control
Prompt นี้ผมว่าคุณน่าจะชอบมาก
ช่วยตรวจสอบว่ามีสูตรควบคุมความถูกต้องของข้อมูลเพียงพอหรือไม่
ตรวจสอบ
– สูตรตรวจสอบยอดรวมแนวนอนกับแนวตั้ง
– สูตร Balance Check
– สูตร Cross Check ระหว่างชีต
– สูตรตรวจสอบข้อมูลซ้ำ
– สูตรตรวจสอบข้อมูลหาย
– สูตรตรวจสอบยอดรวมก่อนและหลังสรุป
ระบุจุดที่ควรเพิ่ม Control Formula
Prompt 6: มองแบบ Internal Control Auditor
สมมติว่าคุณเป็น Internal Control Auditor
ตรวจสอบ Workbook นี้ว่า
หากผู้ใช้ป้อนข้อมูลผิด
ระบบจะสามารถ
– ป้องกันได้หรือไม่
– เตือนผู้ใช้ได้หรือไม่
– ตรวจพบภายหลังได้หรือไม่
ให้คะแนนแต่ละหัวข้อ
Preventive Control
Detective Control
Reconciliation Control
พร้อมข้อเสนอแนะในการปรับปรุง
Prompt 7: 5 Why จากจุดเสี่ยงที่พบ
อันนี้เชื่อมกับคำถามก่อนหน้าของคุณได้เลย
จากความเสี่ยงด้าน Input ที่พบ
ช่วยวิเคราะห์แบบ 5 Why
โดยพยายามหาสาเหตุที่แท้จริงในระดับ
– User
– Process
– Business Rule
– System Design
– Data Governance
และอย่าหยุดวิเคราะห์เพียงแค่ผู้ใช้กรอกข้อมูลผิด