ถ้าต้องการหายอดสินค้า A ที่ขายจากวันนั้นถึงวันนี้ว่ามียอดรับ ยอดจ่าย และยอดคงเหลือเป็นเท่าไร จะใช้วิธีไหนดีครับ

ทำแบบนี้หรือเปล่า

ใช้ Pivot Table ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลมาทำรายงาน เลือกแสดงชื่อสินค้ากับวันที่ แล้วคลิกปุ่ม Filter กรองหารายการเฉพาะสินค้า A ออกมาดู

ชีวิตจริง มันง่ายแบบนี้จริงหรือ

ถ้าข้อมูลที่บันทึกไว้ไม่ได้เก็บไว้ในตารางฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างพร้อมล่ะ จะใช้ Pivot Table ไม่ได้เลย ต้องเสียเวลามาจัดโครงสร้างใหม่ก่อน
ถ้าข้อมูลแยกยอดรับ ยอดจ่ายไว้แต่แยกตารางกัน หรือแยกชีทไว้ล่ะ ต้องคิดหันไปใช้ Power Query นำข้อมูลมาวางไว้ในตารางเดียวกันก่อนหรือเปล่า
ถ้าเดิมเคยหายอดเอาไว้แล้ว แต่แยกทำไว้ที่ชีทโน้น แฟ้มนั้น ตารางนี้ ทำไมต้องเสียเวลาทำใหม่ด้วย แค่ลิงก์ข้อมูลข้ามชีทข้ามไฟล์มาใช้ก็จบแล้ว

แทนที่จะต้องใช้ Pivot ขึ้นบันไดจากขั้นแรก เริ่มหาค่าจากตารางฐานข้อมูลก่อนทุกครั้ง จริงหรือไม่ว่าเรามีข้อมูลที่ทำไว้ สร้างเป็นรายงานไว้แล้ว เพียงแค่หาทางดึงตัวเลขที่มีอยู่แล้วมาใช้ต่อให้ได้ ไม่ต้องสนใจว่าโครงสร้างตารางจะวางไว้ยังไง ไม่ต้องพึ่งแต่ว่าจะต้องใช้ Pivot Table

ชีวิตจริงอีกเรื่อง …

จริงไหมว่าเวลาที่ดูหน้ารายงานนั้น ดูกันทีละหน้า ไม่มีใครหรอกที่จะดูทุกหน้าพร้อมกัน

ทำไมต้องเสียเวลาไปแยกตาราง แยกชีทไว้ด้วยล่ะ น่าจะหาทางทำให้ดูได้เสร็จในตารางเดียวในชีทเดียวนี่แหละ แค่คลิกเปลี่ยนชื่อสินค้า และกำหนดวันที่ตามระยะเวลาที่ต้องการ ก็หาตัวเลขคำตอบมาแสดงได้แล้ว

ไม่ต้องเสียเวลาไปใช้ Pivot ที่คุยว่าสร้างได้ง่าย แต่ความจริงนั้นต้องเสียเวลานานกว่าจะหายอดที่ต้องการมาแสดง

แถมเรื่องจริงอีกนิด …

การนำตัวเลขทั้งยอดรับ ยอดจ่าย ยอดคงเหลือมาเบียดกันไว้ในตาราง Pivot Table ตารางเดียว พอนำมาแสดงแยกไว้ตามวันที่อีกตารางจะซับซ้อนดูยากมิใช่น้อย แทนที่จะอัดรายการไว้ในตารางเดียว สู้หาทางแสดงตัวเลขยอดรับ ยอดจ่าย ยอดคงเหลือมาแสดงเมื่อต้องการ ตารางจะดูได้ง่ายขึ้นอย่างมาก

แต่ถ้าจะทำแบบนี้ แถมอยากจะเปลี่ยนจากยอดรวมมาเป็นยอดนับอีกด้วย ต้องสร้าง Pivot Table แยกไว้ตั้ง 6 ตารางแน่ะ แนะนำให้หาทางนำตัวเลขมาแสดงในตารางเดียวชีทเดียวดีกว่าครับ

ตัวอย่างนี้อยู่ใน หลักสูตรประยุกต์ใช้ Excel ในงานหายอดคงเหลือและสร้าง Invoice ซึ่งแสดงวิธีสร้างทีละขั้น พอจับหลักได้แล้วจะสามารถนำไปใช้กับการรับจ่ายได้ทุกชนิด ไม่จำกัดแค่ยอดสินค้าอย่างเดียว จะเป็นรับจ่ายเงิน ฝากถอนเงินธนาคาร ยอดทางบัญชีเดบิทเครดิตก็ใช้ได้ทั้งนั้น

การหายอดรวมนี้ถือเป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ทุกคนต้องใช้ในการทำงาน และถ้าใช้ร่วมกับ VBA อีกนิด จะช่วยในการกรอกข้อมูลและสั่งพิมพ์แยกทีละหน้าได้อัตโนมัติ

เชิญ Download ตัวอย่างที่ใช้ได้กับ Excel ทุกรุ่นได้จาก

https://www.excelexperttraining.com/online/download/99_ProductSummary.xlsb

แฟ้มรุ่นใหม่ที่ปรับให้ใช้สูตรรุ่นใหม่ใน Excel 365

https://www.excelexperttraining.com/online/download/ProductSummary365.xlsb

(เนื่องจากแฟ้มนี้มี VBA ติดมาด้วย ระบบป้องกันใน Excel จะไม่ยอมให้รหัส VBA ในแฟ้มที่มาจากอินเตอร์เน็ตทำงาน ถ้าพบปัญหานี้ ก่อนเปิดแฟ้มให้ไปดูใน Properties > General ของตัวแฟ้มเพื่อกาช่อง Unblock)