Back to: Applying Excel in Product Summary and Invoice

หลักการใช้ Excel ที่ดีควรจัดแบ่งพื้นที่ตารางแยกออกจากกันเป็น 3 ส่วน

ตาราง Input เป็นตารางฐานข้อมูล
ตาราง Calculate ใช้สำหรับสร้างสูตรคำนวณ
ตาราง Output เป็นตารางหน้ารายงาน

ตาราง Input ถือเป็นส่วนสำคัญที่สุด เป็นข้อมูลเริ่มต้นที่จะนำไปใช้ต่อในตารางคำนวณและหน้ารายงาน หากออกแบบตารางฐานข้อมูลไว้ไม่ดีจะทำให้ไปต่อได้ยาก อาจทำให้ค้นหาข้อมูลไม่พบหรือต้องสร้างสูตรยากๆยาวๆโดยไม่จำเป็น

ตารางฐานข้อมูล ต้องออกแบบตามกฏ 3 ข้อต่อไปนี้

หัวตารางที่ใส่ชื่อเรื่องและข้อมูลแต่ละรายการ ต้องใช้ row เดียวเท่านั้น
ห้ามเว้นช่องว่างในเซลล์ที่ใช้แสดงวันที่ ชื่อรหัส ชื่อสินค้า แม้ว่าข้อมูลรายการติดกันที่ข้อมูลกรอกไว้แล้วก็ตาม ต้องกรอกข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญนี้ซ้ำไว้อีกเสมอเพื่อระบุว่ารายการนั้นเกิดขึ้นเมื่อใดและเป็นรายการของอะไร
พื้นที่รอบข้างของตารางต้องเว้น 1 เซลล์รอบข้าง เพราะระบบของ Excel จะตรวจพบว่าเป็นพื้นที่ที่ติดต่อกันไปเพื่อนำไปใช้กับเมนูคำสั่ง Data หรือ Insert PivotTable ได้ทันที

หัวตารางควรใช้ข้อความสั้นๆหรือเป็นภาษาอังกฤษจะดีที่สุด เพื่อช่วยให้สามารถนำข้อความบนหัวตารางไปตั้งชื่อตาม เมื่อนำชื่อไปใช้อ้างอิงในสูตรก็ไม่ทำให้สูตรยาวเพราะตัวชื่อเหล่านั้น (อาจแยกหัวตารางที่ใช้กับ Excel ไว้ติดกับข้อมูลรายการ แล้วแยกหัวตารางที่ใช้อธิบายให้มนุษย์หรือผู้ใช้งานเห็นไว้เป็นหัวตารางด้านบนแยกออกอีกชั้นหนึ่ง)

ในการใช้ตารางฐานข้อมูล ให้บันทึกข้อมูลใหม่ต่อท้ายด้านล่างถัดจากรายการเดิมที่มีอยู่แล้วเสมอตามลำดับของการเกิดขึ้นของรายการ โดยห้ามสั่ง Sort / Insert / Delete / Merge

ข้อมูลที่บันทึกไว้ต้องมีสถานะเป็นเลขหรือเป็นตัวอักษรตรงตามค่าที่มองเห็น โดยเฉพาะตัวเลขเงิน วันที่ เลขที่ลำดับ ต้องเห็นเป็นตัวเลขที่ชิดข้างขวาของเซลล์

ก่อนจะเริ่มสร้างงานควรคิดวางแผนให้รอบคอบไว้ก่อนเสมอว่า ต้องการบันทึกข้อมูลอะไรไว้ใช้บ้าง และแยกแต่ละเรื่องที่เกี่ยวข้องกันไว้ในตารางเดียวกัน

ตารางที่ต้องบันทึกมีรายการใหม่เพิ่มเติมรายวัน เช่น ตารางการซื้อขาย ควรกรอกข้อมูลเท่าที่จำเป็นไว้เท่านั้น เพื่อลดความเสี่ยงของผู้บันทึกที่อาจจะสะกดข้อมูลผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด
ตารางที่มีข้อมูลคงที่หรือนานๆทีจะมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ตารางข้อมูลลูกค้า ตารางรายละเอียดของสินค้า ตารางเก็บข้อมูลของพนักงานขาย ตารางข้อมูลของผู้ขายหรือผู้ขนส่ง ตารางบันทึกสถานที่เก็บสินค้า

เมื่อต้องการสร้างรายงาน ให้ใช้รหัส เช่น รหัสสินค้า รหัสลูกค้า รหัส Invoice ที่บันทึกไว้ ไปค้นหาชื่อสินค้า ชื่อลูกค้า และข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาแสดงไว้ในรายงานโดยใช้สูตร VLookup หรือ Match + Index