การเริ่มต้นใช้ Excel ที่ดีต้องเรียนรู้วิธีออกแบบตารางอย่างมีหลักการ เพื่อช่วยทำให้สามารถใช้เมนูสั่งงานได้ทันทีและช่วยทำให้ใช้สูตรคำนวณได้ง่าย

แม้ Excel มีตารางว่างๆมาให้ใช้ แต่ไม่ใช่ว่าคุณจะสร้างตารางให้มีหน้าตาอย่างไรก็ได้ตามใจฉันหรือตามใจหัวหน้า ถ้าออกแบบไว้ดี ทำไว้ถูกต้องตามหลักการ จะช่วยทำให้นำข้อมูลไปใช้ทำ Pivot Table หรือสร้างรายงานได้สารพัด

หลักการนี้เป็นพื้นฐานสำคัญที่ขาดไม่ได้และต้องแนะนำก่อนจะเริ่มใส่อะไรลงไปในตาราง

หลัก I-C-O ในไทยเมื่อก่อนไม่มีใครสนใจ ไม่มีใครพูดถึงกันแม้แต่น้อย จนกระทั่งผมเริ่มต้นนำหลักการนี้มาแนะนำให้ใช้กัน ซึ่งในต่างประเทศใช้ตัวย่อว่า I-P-O ย่อมาจาก Input, Process, Output

ตั้งแต่ Excel 2007 เป็นต้นมามีพื้นที่ตารางใหญ่กว่ารุ่นก่อนอย่างมาก จากเดิมมีเพียง 65,536 row และ 256 column ได้ปรับเพิ่มเป็น 1,048,576 row และ 16,384 column ซึ่งถ้าคุณพิมพ์ค่าลงไปแล้วพยายาม paste ให้ครบทุกเซลล์ในชีท จะพบว่า Excel ต้องใช้เวลานานแสนนานทีเดียวกว่าจะได้ข้อมูลเต็มทั้งชีท และเมื่อสั่ง save จะไม่มี hard disk เครื่องไหนที่สามารถเก็บแฟ้มข้อมูลนั้นได้ เพราะแฟ้มจะมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะรับได้ (ขออย่าพยายามทดลองทำตามนี้เด็ดขาด เพราะคุณจะรอไม่ไหวแล้วต้องหันไปปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ไปก่อนที่จะ save เสร็จ)

สาเหตุที่ Excel ขยายขนาดตารางให้ใหญ่ขึ้นจนดูเหมือนใหญ่กว่าความจำเป็น มิได้มุ่งให้คุณจำเป็นต้องใช้ให้ครบทุกเซลล์ เพียงแต่จะช่วยให้สามารถรับข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเข้ามาเก็บไว้ในชีทได้สะดวกขึ้น และเมื่อคุณหันมาใช้ Excel แล้วก็มิได้หมายความว่าจากนี้ไปคุณไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมฐานข้อมูลอื่นอีกต่อไป เพราะในที่สุดแล้วเมื่อข้อมูลมีปริมาณมากขึ้นและมีความสัมพันธ์ในตัวฐานข้อมูลซับซ้อนตามขึ้นไปแล้ว โปรแกรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อจัดการฐานข้อมูลโดยเฉพาะย่อมเหมาะกว่าอยู่ดี

อย่าว่าแต่ขนาดของตารางที่มีขนาดใหญ่สามารถรับข้อมูลได้มากขึ้นนี้เลย ต่อให้ใช้ Excel 2003 รุ่นเก่าที่มีขนาดตารางเล็กกว่า หากผู้ใช้ Excel ไม่เป็น พอนำข้อมูลมาเก็บไว้ในชีทอย่างไม่มีหลักการ แล้วเมื่อถึงเวลาจะต้องแยกข้อมูลออกจากกันเป็นส่วนๆก็จะทำได้ยาก จึงขอเสนอให้ใช้หลัก I-C-O แบ่งขอบเขตพื้นที่ตาราง กล่าวคือ

ให้แบ่งแยกตารางข้อมูลออกเป็น 3 ประเภท คือ ตาราง Input, ตาราง Calculate, และ ตาราง Output (หรือใช้ตัวย่อว่า I-C-O)
ตาราง Input คือ ตารางที่ใช้เก็บข้อมูลที่พิมพ์ลงไปหรือเป็นข้อมูลที่รับมาจากโปรแกรมอื่น หรืออีกนัยหนึ่งเป็นตารางฐานข้อมูลนั่นเอง ตาราง Input นี้ต้องออกแบบให้โครงสร้างของตารางมีลักษณะดังนี้
- หัวตารางด้านบนและข้อมูลในแต่ละรายการ ต้องเป็น row เดียว ซึ่งอาจแต่งข้อความในเซลล์ให้แสดงเป็นหลายบรรทัดได้ โดยกดปุ่ม Alt+Enter เพื่อขึ้นข้อความในบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิม
- ต้องบันทึกข้อมูลใน column ใด column หนึ่งติดต่อกันไปตลอด ห้ามเว้นช่องว่าง ซึ่งโดยทั่วไป column ซ้ายสุดมักจะมีข้อมูลติดต่อกันไปอยู่แล้วเนื่องจากเป็นข้อมูลของเลขที่รายการ หรือข้อมูลรหัส หรือข้อมูลวันที่ซึ่งเรียงไปตามลำดับรายการที่เกิดขึ้น
- ต้องเว้นขอบตารางไม่ว่าจะเป็นขอบด้านบนล่างซ้ายขวาอย่างน้อยข้างละ 1 เซลล์รอบตาราง ห้ามนำตาราง Input ไปติดกับเซลล์ข้อมูลอื่นซึ่งไม่ใช่ข้อมูลเรื่องเดียวกับตารางข้อมูลนั้น
ตาราง Calculate คือ ตารางที่ใช้สร้างสูตรคำนวณ ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างตามแบบของตาราง Input แต่ในตาราง Calculate นี้คุณต้องหาทางสร้างสูตรที่เซลล์หัวมุมเป็นสูตรฉลาดที่สามารถปรับตำแหน่งอ้างอิงได้เอง และในขณะที่สร้างสูตรต้องใช้ปุ่ม F4 เพื่อใส่เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งอ้างอิงในสูตรไปยังเซลล์ที่บันทึกค่าตัวแปรที่ใช้คำนวณไว้ ซึ่งโดยทั่วไปเซลล์ค่าตัวแปรจะวางไว้ตามแนวคู่ขนานกับแนวของตาราง Calculate เพื่อช่วยให้เครื่องหมาย $ ที่ใส่ไว้ในสูตร ทำหน้าที่ควบคุมตำแหน่งของแนวของเซลล์ตัวแปรไว้เพื่อนำค่ามาใช้คำนวณนั่นเอง
ตาราง Output คือ ตารางแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยตารางนี้จะออกแบบให้มีหน้าตาอย่างไรก็ได้ตามแต่ว่าจะนำไปแสดงผลบนจอภาพหรือในหน้ากระดาษที่สั่งพิมพ์

สาเหตุที่ต้องใช้หลัก I-C-O แยกข้อมูลแต่ละประเภทออกจากกัน เพื่อช่วยทำให้เราสามารถใช้ Excel รองรับกับข้อมูลที่มีปริมาณมากขึ้นไปเรื่อยๆได้ตลอด ซึ่งในช่วงแรกที่ยังมีข้อมูลไม่มากนัก อาจใช้ชีทเดียวเก็บข้อมูลทั้ง I C และ O ไว้ด้วยกัน จากนั้นเมื่อมีปริมาณข้อมูลมากขึ้นหรือข้อมูลมีความสลับซับซ้อนมากขึ้นจึงค่อยย้ายตารางแยกไปเก็บในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ทันทีโดยไม่กระทบกับสูตรคำนวณที่สร้างไว้

ข้อผิดพลาดที่พบเห็นบ่อยครั้งเกิดจากการออกแบบตารางตามแบบรายงานที่ต้องพิมพ์ เช่น หากมีรายงานยาว 100 หน้า ก็มักออกแบบตารางใน Excel ให้ยาวเหยียดต่อๆกันลงมาทั้ง 100 หน้าแล้วจึงสั่งพิมพ์ออกไปทีละหน้า ซึ่งวิธีนี้ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่และยากต่อการแก้ไขเพราะจำเป็นต้องย้อนกลับไปไล่แก้ไขในตารางแต่ละหน้า

แต่หากออกแบบตารางแบบ I-C-O เป็น ให้เริ่มจากแยกตารางข้อมูลที่เป็น Input ออกไป แล้วใช้สูตรดึงค่าจากตาราง Input มาคำนวณในตาราง Calculate จากนั้นจึงดึงผลลัพธ์ที่คำนวณเสร็จแล้วไปสร้างตาราง Output ซึ่งจุดสำคัญอยู่ที่ตาราง Output นี่แหละ โดยเราต้องหาทางสร้างตาราง Output ไว้เพียงหน้าเดียว จากนั้นต้องสร้างสูตรดึงข้อมูลแต่ละหน้ามาแสดงในตาราง Output หน้าเดียวนี้ให้ได้ ช่วยให้แฟ้มมีขนาดเล็กและแก้ไขได้ง่ายกว่ามาก

สมมติว่าหน้ากระดาษที่พิมพ์มี 30 บรรทัดต่อหน้า ดังนั้นพอพิมพ์เลขหน้าที่ 1 ลงไป ต้องสร้างสูตรดึงผลลัพธ์บรรทัดที่1 – 30 มาแสดงในหน้านี้ จากนั้นพอเปลี่ยนเลขหน้าเป็นเลข 2 ก็จะได้บรรทัดที่ 31 – 60 มาแสดง พอเป็นหน้า 3 ก็ได้บรรทัดที่ 61 – 90 มาแสดง ซึ่งสูตรที่ดึงข้อมูลเช่นนี้ได้ก็คือสูตร VLookup, Match, Index เป็นต้น