เบื่อไหมกว่าแฟ้มที่คลิกเปิดจะเห็นตารางแสดงขึ้นมาให้เห็นบนจอต้องรอตั้งนาน บนหน้าจอด้านล่างซ้ายของ Excel จะมีคำว่า Calculating กี่ % บอกว่าให้รอเพราะยังคำนวณไม่เสร็จ พอเปิดแฟ้มได้แล้วยังต้องรอ Excel ทุกครั้งให้คำนวณเมื่อบันทึกค่าใหม่ลงไปในเซลล์ พฤติกรรมแบบนี้เกิดขึ้นเพราะใช้ระบบการคำนวณแบบ Automatic ซึ่งถ้าใช้ระบบนี้ไปนำเสนอผลงานแล้วผู้บริหารต้องรอทุกครั้งที่บันทึกอะไรใหม่ลงไป … แย่เลย

ตามปกติแฟ้ม Excel ที่ใช้กันอยู่จะถูกกำหนดให้คำนวณแบบ Automatic ซึ่งจะทำให้แฟ้มคำนวณใหม่ทุกครั้งทันทีเมื่อเปิดแฟ้มหรือเมื่อมีการบันทึกค่าใหม่ลงไปในเซลล์ซึ่งส่งค่าไปคำนวณต่อที่เซลล์อื่น ก็จะกระตุ้นให้ทุกเซลล์ที่อยู่ในวงจรของการลิงก์คำนวณตามให้ทันที

ถ้าแฟ้มมีสูตรไม่มาก การใช้ระบบการคำนวณแบบ Automatic ไม่มีปัญหาอะไร เปิดแฟ้มปุ๊บก็จะเห็นตารางแสดงปั้บ แต่ถ้าแฟ้มนั้นมีสูตรเยอะมากจะส่งผลทำให้ต้องเสียเวลารอตอนเปิดแฟ้มนานมาก ทุกครั้งที่กดปุ่ม Enter เพื่อบันทึกค่าลงไปก็ต้องเสียเวลารอนานกว่าจะเสร็จ ไม่ยอมให้คลิกหรือทำอะไรต่อไปสักพัก ต้องรอจนกว่าจะคำนวณเสร็จ

ถ้าไม่อยากรอนานตอนเปิดแฟ้มหรือทุกครั้งที่กด Enter แนะนำให้เปลี่ยนระบบการคำนวณเป็น Manual ซึ่ง Excel จะไม่คำนวณจนกว่าคนจะสั่งให้คำนวณ ซึ่งขอให้สังเกตที่มุมซ้ายล่างสุดของจอ จะพบคำว่า Calculate แสดงไว้เป็นคำเตือนว่า ยังไม่ได้คำนวณให้นะ

เมื่อต้องการให้คำนวณ ให้กดปุ่ม F9 หรือคลิกที่คำว่า Calculate นี้เป็นการสั่งให้ Excel คำนวณทุกแฟ้มทุกชีทที่เปิดอยู่ตอนนั้น พอคำนวณเสร็จจะพบว่าคำว่า Calculate หายไป

หรือกดปุ่ม Shift+F9 พร้อมกัน จะคำนวณเฉพาะชีทที่กำลังใช้งานอยู่เท่านั้น

สิ่งที่ต้องทราบก็คือ ไม่ว่าจะปรับระบบคำนวณของแต่ละแฟ้มไว้แบบใดก็ตาม พอเปิดแฟ้มขึ้นจะปรับระบบตามแฟ้มแรกที่เปิดไว้ก่อนเสมอ เช่นแฟ้มแรกเป็น Manual แล้วเปิดแฟ้มอื่นตามก็จะปรับระบบเป็น Manual ตามให้ทันที

ผมเองจะติดนิสัยใช้แบบ Manual เสมอเพราะปกติจะสร้างสูตรไว่เยอะ ซึ่งก่อนจะสั่งพิมพ์หรือใช้ผลลัพธ์ ต้องกดปุ่ม F9 ก่อนเสมอและคำว่า Calculate ต้องหายไป ซึ่งต้องระวังเมื่อส่งแฟ้มไปให้คนอื่นใช้เพราะคนทั่วไปคุ้นเคยกับ Automatic กันทั้งนั้น ถ้าเขาใช้ F9 ไม่เป็นก็ควรเปลี่ยนแฟ้มนั้นให้เป็น Automatic ก่อนส่งแฟ้มให้คนอื่น

หมายเหตุ

ถ้ากดปุ่ม F9 แล้วยังพบว่ามีคำว่า Calculate ค้างอยู่ทั้งๆที่ใช้ระบบ Automatic พอกด F9 ซ้ำหลายครั้งคำว่า Calculate ไม่ยอมหายไป นั่นแสดงว่าในแฟ้มนั้นไปสั่ง Enable iterative calculation ไว้ก็ได้ ต้องตรวจสอบใน Excel Options > Formulas