แทนที่จะพิมพ์ค่าที่ใช้ประจำซ้ำแล้วซ้ำอีก ควรสร้างตารางฐานข้อมูลที่เก็บค่าเหล่านั้นแล้วนำไปใช้กับ Data Validation แบบ List เพื่อคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการแทนการพิมพ์เอง แต่ทราบหรือไม่ว่า วิธีการที่ดีที่จะทำให้มีรายการให้เลือก ต้องสามารถลิงก์ไปใช้ที่ชีทอื่นหรือแม้แต่แฟ้มอื่นได้ด้วย ซึ่งวิธีที่แนะนำทั่วไปมักทำได้แค่ลิงก์ไปใช้ในชีทเดียวกันกับตารางฐานข้อมูลเท่านั้น

สมมติว่าต้องการพิมพ์ชื่อรหัสลงไปในเซลล์ ซึ่งที่ผ่านมาเคยพิมพ์ผิดซ้ำแล้วซ้ำอีก จึงต้องการสั่งให้ Excel แสดงคำเตือนขึ้นมาเมื่อพิมพ์ชื่อรหัสผิด

ตั้งชื่อ Range Name ให้กับเซลล์ที่เก็บชื่อรหัส ให้มีชื่อว่า Id
เลือกเซลล์ที่เป็นเซลล์ซึ่งต้องการพิมพ์ชื่อรหัสที่ต้องการแล้วสั่ง Data > Data Validation
ในช่อง Allow คลิกเลือก List (ในช่อง Allow นี้เองที่เราสามารถเลือกประเภทของข้อมูลที่ยอมรับได้อีกหลายอย่างตามแต่จะกำหนด หรือเลือก Allow แบบ Custom เพื่อใช้สูตรตรวจสอบการบันทึกค่า)
ให้คลิกลงไปในช่อง Source แล้วกดปุ่ม F3 เพื่อเปิดรายชื่อ Range Name ที่มีอยู่ขึ้นมา
ให้เลื่อนหาชื่อ Id เพื่อเลือกแล้วกดปุ่ม OK 2 ครั้ง
จะพบว่าเซลล์ มีปุ่มลูกศรแสดงขึ้นมาทางขอบด้านขวา และเมื่อคลิกปุ่มลูกศรนี้ก็จะมีรายชื่อรหัสแสดงให้คลิกเลือกก็ได้ หรือหากทดลองพิมพ์ชื่อรหัสลงไปในเซลล์เอง ถ้าเราพิมพ์ชื่อรหัสผิด พอกดปุ่ม Enter เพื่อรับชื่อรหัสลงไป จะมีคำเตือนแสดงขึ้นมาให้เห็นว่า The value you entered is not valid.