พอเห็นคำว่า Jan ที่แสดงไว้ในเซลล์เพื่อบอกว่าเป็นข้อมูลของเดือนมกราคม สิ่งแรกที่ผมจะทำก็คือเลิกจัดรูปแบบที่จัดข้อมูลให้ชิดซ้ายหรือชิดขวา เพื่อดูว่าคำว่า Jan นั้นมันชิดซ้ายหรือชิดขวาตามธรรมชาติของตัวของมันเอง

ถ้าเห็นคำว่า Jan ชิดซ้ายของเซลล์ นั่นแสดงว่าในเซลล์ต้องมีข้อความว่า Jan เป็นตัวอักษรบันทึกไว้แน่ๆ ซึ่งไม่ได้ช่วยให้สามารถใช้ Excel ในการค้นหาหรือรวมตัวเลขของวันเดือนปีใดๆได้เลย เพราะคำว่า Jan มีความหมายแค่คำว่า Jan แต่ไม่ได้มีความหมายซึ่งบอกได้ว่าเป็นวันที่อะไรของเดือน Jan และเป็นเดือน Jan ของปีอะไร ซึ่งมักพบว่าในส่วนของหัวตารางหรือแต่ละรายการต้องมีเซลล์หนึ่งพิมพ์เลขปีไว้ด้วยเพื่อบอกว่าตารางนี้เป็นข้อมูลของปีไหน ซึ่งก็ไร้ความหมายกับการคำนวณต่ออีกนั่นเอง
ถ้าเห็นคำว่า Jan ชิดขวาของเซลล์ นั่นแสดงว่ามีค่าที่แท้จริงเป็นตัวเลขซึ่งสามารถนำไปใช้ต่อในการคำนวณของ Excel ได้ จากนั้นต้องกำหนดรูปแบบ (Format) d/m/yyyy เสียใหม่เพื่อแสดงให้เห็นต่อไปอีกว่าเป็นเดือน Jan ของปีอะไรและวันที่อะไร โดยเฉพาะเลขของวันที่ว่าตรงตามความหมายของข้อมูลที่บันทึกไว้หรือไม่ ถ้าแสดงออกมาเป็นวันที่ 1 ดังนั้นเซลล์ของเดือนอื่นๆก็ต้องแสดงวันที่ 1 ด้วย เช่น 1/1/2023, 1/2/2023, เรื่อยไปจนสิ้นปีต้องเป็น 1/12/2023 แต่ถ้าเป็นวันที่สิ้นเดือน ทุกเซลล์ก็ต้องแสดงเป็นวันที่สิ้นเดือน หากเป็นเลขส่วนของวันที่ไม่ตรงกันก็ต้องค้นหาเหตุผลต่อไปอีกว่า ทำไมจึงบันทึกไว้เช่นนั้น ส่วนเลขปีหากแสดงออกมาเป็นปี 2566 นั่นยิ่งร้ายเข้าไปใหญ่เพราะค่าที่ใช้บันทึกใน Excel ต้องใช้เลขปีค.ศ.เท่านั้น
ถ้าเห็นชื่อเดือนชิดซ้ายบ้างชิดขวาบ้างบางเซลล์นั่นน่าห่วงที่สุด ต้องค้นหาสาเหตุให้ได้ว่าทำไมจึงกลายเป็นเช่นนั้น อาจเกิดจากระบบ Regional Setting ของ Windows ซึ่งกำหนดให้เป็นประเทศอื่นไว้ซึ่งไม่ใช่ประเทศไทยแล้วผู้ใช้ Excel บันทึกวันที่แบบวันเดือนปี ส่งผลให้วันกลายเป็นเดือน เดือนกลายเป็นวัน บางเซลล์ชิดซ้ายเพราะเป็นเดือนที่มีเลขเกินกว่าเลข 12

ข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้ม Excel ต้องเอื้อประโยชน์ให้สามารถค้นหาหรือคำนวณหายอดรวมของตัวเลขตั้งแต่วันเดือนปีถึงวันเดือนปีที่ต้องการได้ทันที (ทันทีในที่นี้ คือ ทันทีจริงๆ) ส่วนข้อมูลในรูปข้างต้นนั้นแม้คุณดูแล้วเข้าใจและชมว่าสวยดี แต่สำหรับการใช้งานต่อใน Excel นั้น ไร้ค่า ครับ