วิธีที่ง่ายที่สุดในเพื่อใช้สูตร VLookup หรือสูตรใดก็ตามที่ต้องลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม ให้เริ่มจากสร้างสูตรในชีทเดียวกันกับฐานข้อมูลแล้วจึง Cut ไปวางที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น สะดวกกว่า ง่ายกว่า และตรวจสอบผลลัพธ์ได้ทันที ดีกว่าการสร้างข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มตั้งแต่ต้น จะรู้ว่าถูกหรือผิดก็ต้องคลิกชีทหรือแฟ้มกลับไปกลับมา

ผมเริ่มต้นใช้โปรแกรม Excel ตั้งแต่ยุคที่ในแฟ้มหนึ่งๆยังมีชีทให้ใช้งานได้เพียงชีทเดียวและยังไม่สามารถใช้สูตรเชื่อมข้อมูลจากแฟ้มอื่นมาใช้งานร่วมกัน ในยุคนั้นต้องออกแบบตารางทั้งหมดลงไปในชีทเดียว ต่อมา Excel ถูกพัฒนาให้สามารถส่งข้อมูลจากแฟ้มหนึ่งออกไปยังแฟ้มอื่นได้ แต่ก็ยังไม่สามารถทำหน้าที่ทั้งรับทั้งส่งข้อมูลกลับไปกลับมาระหว่างแฟ้มเช่นที่ Excel ในรุ่นปัจจุบันทำได้ ซึ่งถ้าดูให้ดีจะพบว่าสิ่งที่ Excel สามารถส่งข้อมูลกลับไปกลับมาได้นั้นเป็นเพราะเราถูก Excel หลอกให้ดูเหมือนว่ามีหลายชีทหรือมีหลายแฟ้ม…แค่นั้นเอง

ขอให้จำไว้ว่า ไม่ว่าจะเป็นต่างชีทหรือต่างแฟ้ม พอเปิดแฟ้มขึ้นมาใช้งานพร้อมกัน มันก็คือชีทเดียวกันนั่นแหละ

การที่เราเห็นว่าในแฟ้มหนึ่งๆมีหลายชีทนั้น เป็นภาพลวงตาที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถแยกเก็บข้อมูลต่างเรื่องไว้ในชีทต่างกันไป ส่วนข้อมูลที่ link ข้ามแฟ้มได้นั้น ถ้าคุณใช้ Excel รุ่นแรกๆมาก่อนอย่างผม พอสั่ง Unhide Sheet จะพบว่าในแฟ้มปลายทางมีชีทหนึ่งถูกซ่อนไว้ โดยชีทนี้ใช้เก็บข้อมูลจากชีทต้นทางไว้ทั้งหมด ดังนั้นข้อมูลที่ได้มาจากสูตร link ข้ามแฟ้ม ถ้าว่ากันให้ถูกต้อง ไม่ได้เป็นผลจากสูตรที่ link มาจากแฟ้มต้นทางโดยตรง แต่เป็นข้อมูลที่ได้มาจากชีทที่ซ่อนไว้ภายในชีทปลายทางในแฟ้มเดียวกันกับแฟ้มที่มีสูตร link นั่นเอง โดยเรียกข้อมูลที่เก็บในชีทนี้ว่า Cache Data ซึ่งส่งผลให้แฟ้มปลายทางมีขนาดแฟ้มใหญ่กว่าปกติตามไปด้วย (ต่อมา Microsoft ได้ปรับปรุงให้ Excel ซ่อนชีทนี้ไว้โดยไม่สามารถค้นหาพบเช่นแต่ก่อน)

ถ้าคุณสามารถสร้างสูตร link ข้อมูลภายในชีทเดียวกัน ก็ขอให้ใช้วิธีเดียวกันในการ link ข้อมูลข้ามชีทหรือแม้แต่ข้ามแฟ้ม ขอเพียงอย่ากลัวภาพลวงตาที่ทำให้เห็นว่าเป็นต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันเพราะความจริงมันก็คือชีทเดียวกันนั่นเอง ซึ่งก่อนที่จะใช้วิธีสร้างสูตร link ที่นิยมใช้กันต่อไปนี้ ขอให้เปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ต้องการสร้างสูตร link ข้อมูลระหว่างกันขึ้นมาก่อนทั้งแฟ้มต้นทางและแฟ้มปลายทางแล้วจะช่วยให้สร้างสูตร link ได้ง่ายมาก

วิธีย้อนปลายกลับมาหาต้น
- ให้เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = ที่เซลล์ปลายทาง
- (หากไม่ต้องการ link ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มให้ข้ามขั้นตอนนี้) คลิกเลือกชื่อชีทต้นทาง หรือคลิกชื่อแฟ้มต้นทางที่เปิดไว้ก่อนแล้วจากคำสั่ง View > Switch Windows
- แล้วคลิกเลือกเซลล์ต้นทาง
- จากนั้นกดปุ่ม Enter เพื่อรับสูตร link ตำแหน่งเซลล์ต้นทางกลับไปบันทึกไว้ที่เซลล์ปลายทาง (วิธีนี้โดยทั่วไปจะทำได้ทีละเซลล์ เว้นแต่จะสร้างสูตรแบบ Array จึงจะสร้างพร้อมกันหลายเซลล์ทั้งตาราง และขอให้สังเกตว่าถ้าเป็นสูตร link ข้ามแฟ้มจะได้ตำแหน่งอ้างอิงแบบ Absolute เสมอ)
วิธี Copy จากต้น แล้วมา Paste Special แบบ Paste Link ที่ปลาย
- ให้เริ่มจากเลือกพื้นที่ตารางต้นทางทั้งตารางพร้อมกัน จากนั้น
- สั่ง Copy
- (หากไม่ต้องการ link ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มให้ข้ามขั้นตอนนี้) คลิกเลือกชื่อชีทปลายทาง หรือคลิกชื่อแฟ้มปลายทางที่เปิดไว้ก่อนแล้วจากคำสั่ง View > Switch Windows
- จากนั้นให้เลือกเซลล์หัวมุมตารางปลายทางเพียงเซลล์เดียวแล้วคลิกขวา สั่ง Paste Special > กดปุ่ม Paste Link จะได้สูตร link พร้อมกันทีเดียวทั้งตาราง
วิธี Cut จากต้น แล้วไป Paste ที่ปลาย โดยวิธีนี้ว่าไปแล้วไม่ได้เป็นการสร้างสูตร link แต่ให้เริ่มจากสร้างสูตร link ไว้ในชีทเดียวกันตามวิธีข้างต้นให้เสร็จก่อน จากนั้นจึงสั่ง Cut ตารางสูตรจากชีทต้นทางไป Paste ที่ตำแหน่งปลายทางในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ซึ่ง Excel จะปรับโครงสร้างตำแหน่งอ้างอิงในสูตรให้กลายเป็นตำแหน่งอ้างอิงข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มให้เองทันที

วิธีที่ 3 นี้เป็นเคล็ดลับสำคัญในการสร้างสูตร link ข้ามแฟ้ม โดยเริ่มจากสร้างสูตร link ทั้งหมดในชีทเดียวกันให้เสร็จก่อน จากนั้นเมื่อ Cut เซลล์สูตรไปที่ชีทอื่นจะได้สูตร link ข้ามชีท หรือถ้า Cut เซลล์สูตรไปที่แฟ้มอื่นจะได้สูตร link ข้ามแฟ้ม ช่วยให้ไม่ต้องเสียแรงเสียเวลาสร้างสูตร link ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มตั้งแต่แรกแม้แต่น้อย เช่นจากเดิมสร้างสูตร link ในชีทเดียวกันเป็น =A1พอ Cut ไปที่ชีทอื่น สูตรนี้จะปรับตัวใหม่เป็น =Sheet1!A1พอ Cut ต่อไปที่แฟ้มอื่น สูตรนี้จะปรับตัวใหม่เป็น =[Source.xlsx]Sheet1!A1 โดยคำว่า Source ก็คือชื่อแฟ้มต้นทาง และคำว่า Sheet1 คือชื่อชีทต้นทางต่อมาถ้าปิดแฟ้มต้นทางที่ชื่อ Source ทิ้ง สูตรนี้จะปรับตัวใหม่เป็น
=’D:\ชื่อโฟลเดอร์\[Source.xlsx]Sheet1′!A1
ซึ่งการที่มีชื่อ Drive D และชื่อโฟลเดอร์แสดงไว้ด้านหน้าสูตร แสดงว่าแฟ้มต้นทางที่ชื่อ Source นั้น ในขณะนั้นถูกจัดเก็บไว้ที่ใดแต่ยังไม่ได้ถูกเปิดขึ้นมา